Confirmación de invitados. ¿Lujo o necesidad?

¿Cuántas veces hemos recibido una invitación de boda en la que nos piden que confirmemos asistencia y lo hemos hecho? A veces lo hacemos; llamamos y le informamos al anfitrión que con mucho gusto lo estaremos acompañando en su boda y así lo hacemos. Hasta que se está del lado del anfitrión es que podemos darnos cuenta de la gran ayuda que representa el saber con certeza quién irá o cuántos invitados recibiremos.


En México la costumbre de llamar a los invitados para confirmar varía dependiendo de la región del país y del nivel sociocultural. Claro que cada vez se va haciendo más común debido a los beneficios que trae consigo. 

Primero que nada, el confirmar invitados, brinda al anfitrión la posibilidad de ahorro. En la experiencia que tengo planeando bodas y eventos, el 80% de las veces, asisten menos personas de las que se invitaron. Según los expertos en bodas, el porcentaje de inasistencia oscila entre un 20% y 30% dependiendo si la boda es en la ciudad o fuera de la ciudad. Al contratar todo lo necesario para la boda (banquete, mobiliario, mantelería, vino) el anfitrión lo hace basándose en su lista de invitados, y resulta que el día de la boda en lugar de 500 invitados, recibió 450, o 300. 

Si tomamos en cuenta que la cena tuvo un costo de $100.00 por persona, el vino otros $80.00, y otros elementos que van aumentando dependiendo del número de invitados (lugar en la mesa, meseros, refresco, hielo) $50.00. Tenemos que los costos variables por persona son de $100 + $80 + $50 = $230.00


Sin haber confirmado invitados, los novios hubieran pagado $230 x 500 invitados = $115,000.00 en costos variables.


Confirmando invitados, pueden pasar dos cosas:


1. Que al llamar, solo confirmen asistencia 400 personas; $230 x 400 = $92,000.00 
Al confirmar invitados, los novios se ahorraron $23,000.00 (Muy buenos para gastarlos en la luna de miel o en la nueva casa)

2. El otro escenario posible es que te confirmen más de 500 invitados, obviamente el gasto va a ser mayor, pero los novios se prepararán para pedirle más platillos al banquetero, poner mesas adicionales y que sus invitados se sientan bien atendidos.


Otra situación en la que la confirmación de invitados es muy útil, es en las bodas en que los novios asignan lugares a sus invitados. Teniendo la certeza de quién irá y quién no, se asignan los lugares de los invitados de acuerdo a la amistad e intereses y se evita la incomodidad de estar "mendigando mesa". 

¿Quién hace la confirmación de invitados?

En ocasiones la confirmación la hacen los novios o sus familiares, llamando por teléfono a los invitados. O veces una secretaria. Sin embargo, una de las desventajas de usar este método es que el invitado al saber que la llamada es de alguien directamente relacionado con los novios, siente una gran presión por decir que sí asistirá, aunque no sea verdad. Por lo tanto el resultado no es del todo confiable.


Existe en México una empresa dedicada a la confirmación de invitados para bodas y eventos; Confirmare. Esta empresa cuenta con telefonistas altamente calificadas en cuanto a protocolo de eventos y lleva a cabo una confirmación de invitados bastante profesional. Además cuentan con un portal en el que los novios pueden checar qué invitados han confirmado y quienes no asistirán, y de esta manera planear mejor el día del evento.

¿Has tenido pesadillas sobre el día de tu boda? ¿Qué significa?

¿Alguna vez te has despertado a media noche por un sueño trágico sobre el día de tu boda?  Y trágico me refiero a cosas como: “Llegué a la iglesia y no había nadie” o “No tenía cita para maquillaje” o “el vestido que me ponía no es el que elegí”… Situaciones que casi a cualquier persona no le parecería pesadilla, pero para alguien que está a punto de casarse esto se convierte en una gran preocupación.

¿Qué nos quieren decir estos sueños? ¿Acaso nos están anunciando que algo anda mal? ¡Para nada! Son simplemente reflejo de los pendientes que acechan a los novios durante los meses que dura la planeación de la boda.

De todas las “novias” con las que he tenido la fortuna de compartir la planeación de su boda, que hasta hoy son cerca de 40, más de la mitad de ellas llegaron algún día a una de nuestras citas, muy preocupadas contándome de su pesadilla. 

“Sunny, estoy súper estresada, no sabes lo que soñé; que llegaba a la fiesta y empezaba a llover y que todo estaba mojado; los manteles, las sillas, los platos… ¡ah! Y además no eran los manteles que yo elegí… dime por favor que eso no va a pasar el día de mi boda”

“Soñé que llegaba a la fiesta y que no había nadie, que ningún invitado iba a la fiesta”

“Soñé que se me hacía tarde y no llegaba a la misa”

“Soñé que no me acordaba que ese día era mi boda y no llegué a la cita del peinado y el maquillaje y hasta más tarde mi mamá me recordó que ese día me casaba y me tuve que poner el vestido muy rápido y llegué a la misa sin pintar y sin peinar y entraba a la iglesia llorando porque no me gustaba como me veía”

“Soñé que mi vestido era de color rojo”

Y así puedo seguir platicándoles de todos los sueños que me ha tocado escuchar a lo largo de estos años.

Según un artículo sobre las pesadillas publicado en la Revista Internacional de Psicología y Tratamientos Psicológicos, las pesadillas, en gran parte, no tienen un origen traumático, esto quiere decir que no nos debemos alarmar.

“…en una gran parte de los casos el problema no tiene un origen traumático sino que se relaciona con eventos estresantes cotidianos como por ejemplo un embarazo, la ruptura de una relación afectiva, la pérdida de trabajo, el inicio de la actividad académica, o un cambio de domicilio” (Morales, Elena)₁

Como vemos, no menciona la planeación de una boda, pero sí eventos estresantes; y en muchas personas, la suma de la organización de un gran evento, más formar una nueva vida ahora en pareja, más el cambio de casa, más el viaje de la luna de miel, son un cúmulo de pendientes que definitivamente tienen un efecto estresante en la mayoría de las personas.

¿Qué puedes hacer para minimizar el estrés y disfrutar al máximo el periodo de planeación de tu boda?

Primero que nada, no hagas caso a esas pesadillas, ahora ya sabes que  no significan nada malo, que son simplemente un efecto de que tu mente está ocupada en tantas cosas relacionadas con la boda.

Segundo, lleva contigo una agenda o una libreta en la que anotes todos los pendientes que vienen a tu mente durante el día y asígnales un día para resolverlos. Por ejemplo, tal vez estás en la fila del banco y te acuerdas que tienes que  mandar a hacer las invitaciones de la boda. Saca tu libreta y anota el pendiente y la fecha en la que podrías ir con el impresor.

Checa los pendientes que vas anotando en tu libreta para que vayas tachando lo que has resuelto, verás como tachar te va quitando estrés.

Comparte con tu pareja o tus amigos más allegados tus preocupaciones para que compartas el estrés y te platiquen sus experiencias, ya verás que es más fácil de lo que piensas.

La clave para minimizar el estrés ocasionado por la infinidad de pendientes es: una buena organización y planeación. Disfruta del proceso y delega pendientes con tu pareja.

Fuentes consultadas:

(1) Morales EM. Tratamientos psicológicos de las pesadillas: una revisión. Revista Internacional de Psicología y Terapia Psicológica 2004;4(1):11-36.

¿Decorador, coordinador o wedding planner? ¿Qué necesito?

Durante el tiempo que he estado planeando y coordinando bodas, me he dado cuenta que existe una confusión entre lo que es un decorador, un coordinador y un wedding planner. Pensamos que cada uno de ellos, hacen exactamente lo mismo y en ocasiones tomamos decisiones equivocadas debido a esta confusión.


Los tres son útiles y en ocasiones indispensables en una boda o evento. Ahora les platico qué hace cada uno de estos profesionales de la industria de los eventos:


La función del decorador es orientarnos para que nuestro evento sea visualmente atractivo, para que se vea bonito. Un decorador es un artista, capta nuestras ideas, nuestra personalidad, y lo traduce a un concepto. 

(http://www.marthastewartweddings.com)

(http://www.marthastewartweddings.com)

(http://www.marthastewartweddings.com)

Existen infinidad de estilos e ideas para adornar y hacer lucir (visualmente) un evento y es un decorador el mejor para hacer este trabajo.

Ahora, ¿Qué es un coordinador? El coordinador es la persona que está a cargo del evento durante ese día. Es quien recibe a los proveedores del evento, les indica su ubicación y supervisa su trabajo, tanto en el montaje como durante el evento. Una vez iniciado el evento es quien dirige los tiempos; el tiempo para recibir invitados, les indica a los novios y a los papás de los novios, cuándo es el momento de bailar el vals, le indica al banquetero cuándo hay que servir la cena, le recuerda a la novia cuando es momento de aventar el ramo. Está en comunicación con el capitán de meseros para conocer el ritmo de consumo del vino y los servicios (refresco y hielo) y prevenir que la fiesta se quede sin servicios.

El coordinador es de gran ayuda ese día, ya que permite a los novios y familiares disfrutar del evento sin ninguna preocupación, pues resuelve los contratiempos sin necesidad de que los novios y la familia sufran un colapso nervioso, suficiente tienen con el cambio que están viviendo ese día.

Y entonces, ¿Qué hace un wedding planner? La mejor traducción en español, de acuerdo a lo que hace, sería "consultor de bodas". El wedding planner es la persona que orienta a los novios desde que deciden que se quieren casar, hasta el día de la boda. Nos indica por dónde hay que empezar, cuánto más o menos vamos a gastar, qué proveedores son los más confiables o los más adecuados de acuerdo al concepto que quieren manejar los novios, qué necesitamos contratar, qué trámites se requieren para el matrimonio civil y el religioso, reglas de etiqueta y protocolo. Un wedding planner lleva el presupuesto no solo de la decoración, sino de todo el evento; decoración, música, banquete, meseros, lugar, transporte para invitados, iluminación,  vinos, etc. Algunos también hacen trámites por los novios; actualizan las actas, entregan papeles en la iglesia y en la oficina del registro civil. 

Es un excelente mediador entre la pareja, pues aconseja objetivamente a los novios y familiares. También es un elemento clave para que haya una buena comunicación entre los novios y los proveedores, se encarga de que los servicios de cada uno de los proveedores queden perfectamente claros para que no haya malentendidos. Además está en contacto con los proveedores, desde su contratación, hasta el día del evento, checando constantemente pendientes, pagos, y comunicando cambios que pueda haber.

Otra función muy importante es que son quienes crean la agenda de todo lo que hay que hacer cada mes, previo a la boda, así como también una agenda de ese día; a qué hora tienen que estar listos los novios y los familiares, a qué hora hay que salir a la iglesia, los horarios en los que los proveedores deberán llegar al lugar de la fiesta para hacer su trabajo, entre otras cosas.

Sin duda alguna los tres son elementos indispensables en un evento o boda y sus servicios logran que ese día  tan especial sea inolvidable.